Une chargée d’affaires en veste olive, une tablette à la main, montre une noue plantée avec un seuil en pierre pendant qu’un gestionnaire immobilier en blazer marine l’écoute, devant un immeuble de bureaux.

Propositions d’entretien · Contrats d’entretien · Factures d’entretien

L’inspection le constate. Un seul dossier le facture.

Une fosse arrivée à votre seuil de curage, un enrochement d’exutoire emporté, ou toute une année de visites de toiture et d’inspections annuelles : chaque travail se chiffre une fois, dans une proposition d’entretien. Le gestionnaire immobilier de votre client l’accepte depuis le courriel, un acompte peut être réglé avant le départ de l’équipe, et les lignes chiffrées deviennent la facture d’entretien quand l’équipe termine.

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Du constat au paiement

Les suites d’une inspection, chiffrées, réalisées et payées dans la même intervention.

L’inspection annuelle de Northgate Commons a laissé deux constats ouverts : la fosse de CB-04 à votre seuil de curage et l’enrochement emporté à l’exutoire. Suivez les travaux sur l’intervention même de l’inspection : chaque ligne n’est chiffrée qu’une fois, sans double saisie, et rien ne parvient à votre client tant que vous ne l’avez pas envoyé.

Le point de départ : l’inspection annuelle et ses constats

  1. Chiffrer les suitesL’inspection annuelle avec ses 13 rapports, le curage de CB-04 et la réparation du radier de l’exutoire, chaque ligne à prix fixe. Quand c’est le site qui décide de la durée d’un travail, chiffrez-le plutôt à l’heure.
  2. Envoyer la proposition d’entretienUn courriel porte chaque ligne chiffrée, et l’acompte si vous en fixez un, au gestionnaire immobilier de votre client. Demander l’acceptation est votre choix : pour un petit travail sur un site que vous entretenez déjà, passez-vous-en et la visite est aussitôt planifiée dans le Calendrier des saisons.
  3. Le gestionnaire immobilier accepteQu’il la lise sur le site ou à son bureau, votre client accepte la proposition d’entretien ou la refuse en donnant son motif. L’heure d’ouverture et sa décision sont consignées sur l’intervention.
  4. Un acompte, si vous le souhaitezFacultatif également, et défini pour chaque intervention, en montant fixe ou en part du total. Quand vous en demandez un, l’intervention est placée en Attente d’acompte jusqu’à réception du paiement, puis passe à Planifiée.
  5. Commencer le travailSur le parking, votre chef d’équipe appuie sur Commencer. Votre client reçoit un courriel indiquant que le travail à Northgate Commons a commencé.
  6. Le marquer terminéFosse curée, enrochement remis en place, berge protégée : appuyez sur Terminer. Un courriel annonce à votre client la fin des travaux, et la facture d’entretien s’ouvre, toutes ses lignes déjà remplies.
  7. La facture d’entretien reprend les mêmes lignesLes trois lignes sont reprises, l’acompte déjà déduit. Vérifiez le total et envoyez-la en un clic.
  8. Payée en totalitéLe solde est enregistré sur la facture d’entretien, et un courriel confirme à votre client que le paiement est arrivé.

InterventionInspection annuelle et suitesNorthgate Commons · Alderbank Properties En attente d’acceptationAttente d’acomptePlanifiéeEn coursTerminéePayée

DétailsPropositionPaiementsFactureHistorique

  • Inspection annuelle des ouvrages pluviaux, 13 ouvrages, avec rapports$1450
  • Curage d’avaloir, CB-04$380
  • Réparation du radier de l’exutoire, OF-01 : enrochement remis en place, berge reprofilée et protégée$1250
  • Acompte · 30 %$924À payerPayé
  • Solde$2156À payerPayé
  • Sous-total$3080
  • Acompte payé−$924
  • Solde à payer$2156
Sous-total
$3080
Acompte (30 %)
$924
Solde après acompte
$2156

Facture d’entretien · de cette interventionVérifier et envoyerFacture d’entretien · envoyéePayé

Illustration · client fictif · données d’exemple · prix affichés dans la monnaie du marché choisi dans l’en-tête

Quand le solde est réglé

Un remerciement à votre nom, avec la facture payée en pièce jointe.

Le solde réglé, votre client reçoit un courriel de remerciement au nom de votre entreprise, avec la facture d’entretien tamponnée payée en PDF : l’exemplaire que le service comptable d’Alderbank classe avec l’entretien du site. Ouvrez la pièce jointe comme eux.

De :
Votre entreprise
À :
Priya Raman · Alderbank Properties
Objet :
Votre entreprise - Paiement reçu

Votre entreprise

Payée

Bonjour Priya,

Merci : nous avons reçu le règlement de l’inspection annuelle et des travaux réalisés ensuite à Northgate Commons ; la facture d’entretien est soldée.

Date du paiement
mer. 22 oct.
Moyen de paiement
Carte en ligne
Montant payé
$2156
Solde restant
$0

Une question sur ce paiement ? Répondez à ce courriel, notre bureau s’en occupe.

Facture d’entretien · MI-1048Inspection annuelle et suites

Facturé àAlderbank PropertiesÉmise lelun. 20 oct.

Northgate Commons · Alderbank Properties

  • Inspection annuelle des ouvrages pluviaux, 13 ouvrages, avec rapports$1450
  • Curage d’avaloir, CB-04$380
  • Réparation du radier de l’exutoire, OF-01 : enrochement remis en place, berge reprofilée et protégée$1250
  • Total$3080
  • Acompte payé · carte en ligne · 15 oct.−$924
  • Solde payé · carte en ligne · 22 oct.−$2156
  • Solde à payer$0
Payée

Exemple de courriel de remerciement et de facture d’entretien · client fictif · montants dans la monnaie du marché de l’en-tête

Compte rendu d’intervention · facultatif, à envoyer si vous le voulez

La fosse avant, la fosse après, et chaque étape entre les deux.

Dès que l’intervention passe à terminée, son compte rendu est prêt : les étapes comme votre équipe les a consignées, une photo avant et après, le matériel, le temps passé sur place et la note du chef d’équipe. Il reste dans le dossier de l’ouvrage ; votre client ne le reçoit qu’à sa demande, ou quand ce travail vous semble bon à montrer. Rien ne l’envoie automatiquement, et la facture d’entretien ne l’attend jamais.

  • Établi à partir de ce que votre équipe consigne devant l’ouvrage, sans rien réécrire au bureau
  • Ne part que sur votre décision : à la demande de votre client, ou parce que vous voulez lui montrer le travail
  • Conservé dans le dossier de l’ouvrage dans tous les cas, prêt pour l’inspection de l’an prochain

Le compte rendu d’une intervention ici ; celui de l’année va dans le rapport d’inspection des ouvrages pluviaux

Compte rendu d’interventionInspection annuelle et suitesNorthgate Commons · Alderbank Properties · jeu. 16 oct. · S. OkaforPrêt · non envoyéEnvoyé au client · 14 h 40

Vue plongeante dans un avaloir ouvert sur un parking, sa fosse à moitié pleine de dépôts sombres, de feuilles mouillées et de brindilles, une main gantée qui l’éclaire avec une lampe.
Le même avaloir après le curage : la fosse vidée de ses dépôts et de ses feuilles, la conduite de sortie dégagée, la main gantée et la lampe inchangées.
AvantAprès
  1. Places 12 à 14 balisées, CB-04 photographié
  2. Fosse aspirée, dépôts ensachés pour évacuation
  3. Conduite de sortie dégagée, grille reposée
  4. Fosse photographiée après, relevé consigné
Matériel et équipement
Hydrocureuse · 3 sacs de dépôts · cônes de signalisation
Temps sur place
1 h 50 min

Note du chef d’équipe Les feuilles des arbres d’alignement du côté sud remplissent cette fosse chaque automne. À revoir après la première grosse pluie d’octobre.

Facultatif · sur demande ou quand vous le décidezGarder au dossierEnvoyer au client

Illustration · client fictif · données d’exemple

Contrats d’entretien

Toute l’année d’un site, en une seule acceptation.

L’année d’entretien d’un site tient dans une seule proposition d’entretien, le contrat d’entretien, où chaque type de visite a son prix et son calendrier. Quand votre client l’accepte, toutes les visites qu’il contient sont acceptées ensemble et planifiées dans le Calendrier des saisons.

  • Confortement au printemps, contrôle de l’arrosage en été et rabattage à l’automne : chaque visite de toiture a son propre dossier, au prix convenu, avec son rapport de toiture végétalisée
  • Après une forte pluie, ajoutez un contrôle après orage ; un curage ou une réparation constatés pendant une visite sont chiffrés et facturés sur leurs propres lignes
  • Le nom de votre entreprise figure en tête de chaque proposition et facture d’entretien, imprimée ou enregistrée en PDF

Comment le Calendrier des saisons le planifie

Proposition d’entretien · Contrat d’entretienNorthgate Commons · l’annéeProposition acceptée

  • Visites de la toiture végétalisée, bâtiment A · rapport de toiture végétalisée compris3 visites × $640
  • Inspection annuelle des ouvrages pluviaux · 13 ouvrages, avec rapports1 visite × $1450
  • Curage d’avaloir · quand un relevé atteint votre seuilselon besoin × $380

Accepter ce contrat d’entretien, c’est accepter chacune de ses visites.

Illustration · client fictif · données d’exemple · chaque fréquence est fixée par vous

Paiements

Paiement par carte en ligne, ou par les moyens d’usage dans le pays de votre client.

Dans les réglages, cochez les moyens de paiement de votre pays acceptés auprès de vos clients. Les coordonnées saisies apparaissent sur le courriel de la facture d’entretien : qui règle pour un groupe immobilier, une copropriété ou un campus sait exactement comment vous payer.

Un membre d’une équipe en gilet haute visibilité, à genoux, rabat des graminées fanées dans un jardin de pluie près de l’entrée d’un immeuble de bureaux par un matin d’automne, pendant qu’un second ratisse les déchets de coupe sur une bâche.

Moyens de paiementUS

Paiement par carte en ligne · au lancement

Moyens pour ce pays

  • Zelle
  • Venmo
  • Cash App
  • PayPal
  • Virement ACH
  • Virement international
  • Espèces
  • Chèque
  • Apple Pay
  • Google Pay
  • Square

Ici, la liste dépend du marché sélectionné en haut de page ; au lancement, elle dépend de votre propre pays.

Historique

Chaque action sur l’intervention, avec son auteur et son heure.

Tout est consigné avec l’heure et l’auteur de l’action, que ce soit vous, votre client ou le système. Le service comptable d’Alderbank veut savoir qui a accepté le travail et quand le paiement est arrivé ? L’onglet Historique a la réponse.

HistoriqueInspection annuelle et suites

  1. VousProposition d’entretien envoyée
  2. ClientProposition ouverte
  3. ClientProposition d’entretien acceptée
  4. SystèmeAcompte demandé
  5. ClientAcompte payé
  6. VousTravail commencé · client prévenu
  7. VousTravail terminé · client prévenu
  8. ClientSolde payé · payée en totalité
  9. SystèmeConfirmation de paiement envoyée

Illustration · client fictif · données d’exemple

Dans le même dossier

Ce qui se cache derrière chaque ligne facturée.

Questions

Sur les propositions, les acomptes et les factures

Puis-je l’utiliser dès aujourd’hui ?

Pas encore. Propositions d’entretien, contrats d’entretien, acomptes, factures d’entretien et historique des paiements arrivent avec Manteverde au lancement ; chaque scène de cette page montre un client fictif.

La facture d’entretien part-elle automatiquement chez mon client ?

Non. Elle se compose à partir des lignes déjà présentes sur l’intervention, sans rien ressaisir, et votre client ne la voit qu’après que vous l’avez vérifiée et envoyée.

Puis-je prendre un acompte avant le départ de l’équipe ?

Oui, quand vous le jugez utile. Ajoutez-le à la proposition d’entretien, sous forme de montant fixe ou de pourcentage ; l’intervention reste en Attente d’acompte jusqu’à son règlement par votre client, puis passe à Planifiée.

Une seule proposition peut-elle couvrir toute l’année d’un site ?

Oui, sous forme de contrat d’entretien. Visites de toiture, inspection annuelle et autres visites ont chacune leur prix et leur calendrier, et une seule acceptation couvre toutes les visites qu’il contient.

Comment facturer un curage ou une réparation constatés pendant une inspection ?

Chiffrez-le sur l’intervention de l’inspection, sur sa propre ligne, ou dans une nouvelle proposition d’entretien. Chaque montant est clair pour votre client, et le constat qu’il traite reste dans le dossier de l’ouvrage.

Accès fondateur

Chiffrer, réaliser, être payé, dans un seul dossier.

Chiffrez le curage, la réparation et l’année de visites dans le même dossier que les inspections qui les ont révélés. Demandez l’accès fondateur : une fois votre adresse confirmée par courriel, les nouvelles du lancement vous arrivent en premier.

Lancement avec 14 jours d’essai gratuit. Sans carte bancaire.

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Contrats d’entretien des ouvrages pluviaux | Manteverde